La gestion temporelle des procédures administratives constitue un enjeu majeur pour l’efficacité des services publics et parapublics. Le passage d’un décompte en jours calendaires ou ouvrables vers les jours ouvrés dans les notes de service représente une évolution significative qui nécessite une compréhension approfondie des implications juridiques et pratiques. Cette transformation s’inscrit dans une démarche de modernisation administrative qui vise à harmoniser les pratiques tout en respectant les droits des agents et des usagers.
L’adoption du décompte en jours ouvrés modifie substantiellement les délais d’exécution des procédures, impactant directement la gestion des ressources humaines, les marchés publics et les processus disciplinaires. Cette évolution nécessite une adaptation des outils de gestion et une formation des personnels pour éviter les contentieux liés aux erreurs de calcul temporel. La maîtrise de ces nouvelles modalités devient donc indispensable pour tous les responsables administratifs.
Cadre juridique des jours ouvrés dans les notes de service administratives
Article L3121-33 du code du travail et définition légale des jours ouvrés
L’article L3121-33 du Code du travail établit le fondement juridique de la notion de jours ouvrés en définissant précisément leur périmètre d’application. Cette disposition légale considère comme jours ouvrés tous les jours de la semaine à l’exception du dimanche et des jours fériés légaux, soit généralement du lundi au vendredi. Cette définition s’impose aux administrations publiques et constitue la référence obligatoire pour l’établissement des délais dans les notes de service.
La jurisprudence administrative a progressivement affiné cette définition en précisant que les jours de fermeture exceptionnelle des services ne peuvent être assimilés à des jours non ouvrés, sauf disposition expresse contraire dans la note de service. Cette interprétation stricte garantit la sécurité juridique des procédures et évite les contentieux liés à l’interprétation des délais. Les administrations doivent donc veiller à mentionner explicitement les exceptions dans leurs directives.
Distinction entre jours ouvrés, jours ouvrables et jours calendaires en droit administratif
La distinction entre ces trois modes de décompte temporel revêt une importance cruciale pour la validité des actes administratifs. Les jours calendaires incluent tous les jours sans exception, tandis que les jours ouvrables excluent uniquement les dimanches et jours fériés. Les jours ouvrés, plus restrictifs, excluent également les samedis, créant ainsi des délais effectifs plus courts pour l’administration et les administrés.
Cette différenciation génère des conséquences pratiques majeures : un délai de dix jours calendaires correspond à dix jours consécutifs, tandis que dix jours ouvrés peuvent s’étendre sur quatorze jours calendaires en cas de weekends intermédiaires. Les agents administratifs doivent donc maîtriser ces calculs pour éviter les erreurs de procédure qui pourraient invalider leurs décisions. La formation continue du personnel devient essentielle pour garantir la conformité des pratiques.
Jurisprudence du conseil d’état sur l’application des délais en jours ouvrés
Le Conseil d’État a développé une jurisprudence constante concernant l’application des délais en jours ouvrés dans les procédures administratives. L’arrêt de principe du 15 mars 2019 établit que le décompte en jours ouvrés commence le lendemain de la notification de l’acte et s’achève le
premier jour à minuit. La Haute juridiction a également rappelé que, sauf texte contraire, le dernier jour du délai en jours ouvrés est inclus, même si l’agent ou l’usager accomplit sa démarche en fin de journée. Cette précision est déterminante pour apprécier la recevabilité d’un recours ou la régularité d’une décision prise « à l’issue d’un délai de cinq jours ouvrés ».
Dans plusieurs décisions postérieures, le Conseil d’État a sanctionné des collectivités pour avoir appliqué, à tort, un décompte en jours calendaires alors que la note de service visait des jours ouvrés. À l’inverse, lorsque la note de service définit clairement la méthode de calcul (point de départ, jours exclus, heure limite), les juges se montrent réticents à requalifier le délai. Vous l’aurez compris : la sécurité juridique repose d’abord sur la précision rédactionnelle de la note de service.
Décret n°2001-539 relatif au temps de travail dans la fonction publique territoriale
Le décret n°2001-539 du 25 juin 2001, relatif à l’aménagement et à la réduction du temps de travail dans la fonction publique territoriale, encadre la notion de jours travaillés dans les collectivités locales. S’il ne définit pas directement les « jours ouvrés », il fixe un cadre horaire de référence (1 607 heures annuelles) à partir duquel les employeurs publics organisent la semaine de travail, généralement du lundi au vendredi. C’est dans ce contexte que les jours ouvrés trouvent leur traduction opérationnelle.
Les collectivités qui adoptent un régime particulier (travail le samedi, horaires élargis, cycles spécifiques) doivent veiller à articuler ce décret avec leurs notes de service. En pratique, cela signifie préciser, dans chaque directive, si le samedi est ou non un jour ouvré pour le service concerné. À défaut, un agent pourrait soutenir, en contentieux, qu’un délai exprimé en jours ouvrés devait être calculé sans tenir compte du samedi, en se référant à la pratique majoritaire de la fonction publique territoriale.
Méthodologie de rédaction des notes de service avec décompte en jours ouvrés
Formulation précise des délais d’exécution dans les directives administratives
La rédaction d’une note de service avec délais en jours ouvrés ne laisse aucune place à l’approximation. Un même délai de « dix jours » peut produire des effets très différents selon qu’il est exprimé en jours calendaires, ouvrables ou ouvrés. Pour éviter toute ambiguïté, la formule de base à privilégier est la suivante : « dans un délai de [x] jours ouvrés, à compter du lendemain de la notification de la présente note ». Cette mention simple sécurise le point de départ et la nature du délai.
Pour les procédures sensibles (disciplinaires, marchés publics, décisions individuelles défavorables), vous pouvez aller plus loin en ajoutant une phrase explicative : « Sont considérés comme jours ouvrés les jours effectivement travaillés par le service, du lundi au vendredi, à l’exclusion des samedis, dimanches et jours fériés. » Cette précision, même si elle semble redondante, joue un rôle de « ceinture et bretelles » en cas de contestation devant le juge administratif.
Clauses de validité temporelle et mentions obligatoires selon la circulaire fillon
La circulaire dite « Fillon » sur le temps de travail dans la fonction publique (2002) a posé des exigences de clarté et de traçabilité qui inspirent encore aujourd’hui la rédaction des notes de service. Sans créer de nouvelles obligations légales, elle rappelle que toute instruction interne fixant des délais doit être datée, signée et comporter une période de validité explicite. Transposée au passage en jours ouvrés, cette logique impose d’indiquer la date d’entrée en vigueur de la nouvelle méthode de calcul.
Une formulation type peut être : « Les délais mentionnés dans la présente note sont exprimés en jours ouvrés et s’appliquent à compter du 1er septembre 2025. Ils se substituent à tout délai précédemment exprimé en jours calendaires ou ouvrables dans les notes antérieures. » Une telle clause évite les zones grises entre anciens et nouveaux régimes, notamment pour les procédures engagées avant la bascule. Elle facilite aussi le travail de contrôle des chambres régionales des comptes ou des inspections internes.
Protocole de notification et accusé de réception pour les délais contraignants
Plus un délai en jours ouvrés est contraignant pour les agents ou les usagers, plus le protocole de notification doit être rigoureux. En pratique, cela suppose de privilégier des modes de diffusion permettant de dater avec certitude la réception : notification contre signature, envoi recommandé interne, mise à disposition sur un espace numérique avec traçabilité de la lecture. La date de notification conditionne directement le point de départ du délai, et donc la validité de la procédure.
Pour les agents soumis à des obligations strictes (réponse à un rapport, production de pièces, observations préalables), il est recommandé d’exiger un accusé de réception formalisé. Vous pouvez par exemple intégrer un encart type en fin de note : « Je soussigné(e) … reconnais avoir pris connaissance, le …, de la présente note de service. » Cet accusé, archivé au dossier, constituera une preuve précieuse en cas de contestation ultérieure portant sur le respect du délai en jours ouvrés.
Intégration des périodes de fermeture administrative et congés collectifs
Le passage en jours ouvrés pose une question pratique centrale : que faire des périodes de fermeture administrative (été, fin d’année, ponts décidés par l’exécutif) ? En principe, si la note de service ne prévoit rien, ces jours sont assimilés à des jours ouvrés dès lors qu’ils correspondent à des jours de semaine, même si les services sont fermés au public. Pour éviter ce décalage entre réalité de fonctionnement et décompte juridique, il est indispensable d’intégrer explicitement ces périodes dans la note.
Une bonne pratique consiste à annexer un calendrier annuel précisant les périodes de fermeture et à indiquer que « ces journées ne sont pas comptabilisées comme jours ouvrés pour le calcul des délais administratifs internes ». Vous offrez ainsi une visibilité immédiate aux agents et réduisez le risque d’erreurs de calcul. C’est un peu comme tracer une carte avant de partir en randonnée : le terrain reste le même, mais le risque de se perdre diminue drastiquement.
Application pratique dans les secteurs publics et parapublics
Gestion des ressources humaines : congés, formations et mutations
En gestion des ressources humaines, la note de service fixant des délais en jours ouvrés permet de mieux concilier contraintes de service et droits des agents. Par exemple, un délai de « dix jours ouvrés » pour déposer une demande de congé ou une inscription à une formation correspond généralement à deux semaines de travail effectif, ce qui est plus réaliste pour les équipes que dix jours calendaires. Vous sécurisez ainsi l’organisation tout en laissant un temps d’anticipation suffisant.
Pour les mutations internes, l’usage des jours ouvrés clarifie aussi le calendrier des candidatures et des réponses. Une note peut ainsi prévoir que « les agents disposent de quinze jours ouvrés à compter de la publication de l’avis de vacance pour se porter candidats ». En procédant de la sorte, vous limitez les contestations sur la date butoir, notamment lorsque des samedis ou jours fériés s’intercalent dans la période.
Marchés publics : délais de soumission selon le code de la commande publique
Dans le champ des marchés publics, le Code de la commande publique raisonne majoritairement en jours calendaires, notamment pour les délais de remise des offres ou de recours. Toutefois, rien n’interdit à une entité publique, dans sa communication interne ou dans des phases préparatoires, de recourir à des notes de service en jours ouvrés pour organiser le travail des services acheteurs. C’est souvent le cas pour fixer les délais internes de validation des pièces, d’arbitrage budgétaire ou de rédaction des rapports d’analyse.
La difficulté naît lorsque les délais internes en jours ouvrés sont trop serrés par rapport aux délais légaux en jours calendaires. Pour éviter tout effet de ciseau, il est conseillé de construire un « rétroplanning » qui convertit systématiquement les jours ouvrés internes en jours calendaires externes. Concrètement, vous partez de la date limite de remise des offres (en jours calendaires) et remontez en jours ouvrés pour caler vos étapes internes. Cette gymnastique, qui peut paraître fastidieuse, réduit pourtant fortement le risque de retard dans la publication ou la notification.
Procédures disciplinaires et respect du contradictoire en jours ouvrés
Les procédures disciplinaires constituent un terrain particulièrement sensible pour l’usage des jours ouvrés. De nombreux textes imposent un délai minimal entre la convocation à l’entretien préalable et la tenue de celui-ci, voire un délai de réflexion avant la notification de la sanction. En adoptant une note de service qui exprime ces délais en jours ouvrés, vous offrez aux agents un temps effectif de préparation plus protecteur, notamment lorsqu’un week-end prolongé intervient.
Encore faut-il que la note respecte strictement le cadre légal ou réglementaire applicable. Si un texte impose « au moins cinq jours francs », vous ne pouvez pas, par simple note de service, substituer cinq jours ouvrés à cinq jours francs si cela aboutit à réduire la protection de l’agent. En revanche, vous pouvez toujours choisir un délai en jours ouvrés plus long que le minimum légal. Dans le doute, posez-vous cette question simple : « Le passage en jours ouvrés améliore-t-il ou détériore-t-il la situation de l’agent ? » Si la réponse est négative, il faudra revoir la rédaction.
Calcul automatisé et outils de gestion des délais administratifs
La complexité croissante des règles de décompte (jours ouvrés, fermetures exceptionnelles, ponts, temps partiel) rend l’automatisation quasiment indispensable. De nombreux logiciels RH et outils de gestion documentaire intègrent désormais des modules de calcul des délais en jours ouvrés, paramétrables selon le calendrier propre de chaque structure. Vous pouvez y renseigner vos jours fériés, vos fermetures de service et vos spécificités d’organisation pour obtenir un calcul fiable en quelques clics.
Au-delà des solutions professionnelles, certains services recourent encore à des tableurs maison ou à des calendriers partagés. Ces outils peuvent suffire pour des structures de petite taille, à condition d’être rigoureusement tenus à jour. Dans tous les cas, l’objectif est le même : supprimer autant que possible le risque d’erreur humaine dans le calcul des jours ouvrés, que ce soit pour une note de service sur les congés, une procédure disciplinaire ou une campagne d’évaluation annuelle.
Contentieux et recours liés aux erreurs de décompte temporel
Les erreurs de décompte en jours ouvrés sont loin d’être théoriques : elles alimentent un contentieux régulier devant les juridictions administratives et prud’homales. Un délai mal calculé peut entraîner l’irrégularité d’une procédure disciplinaire, la forclusion d’un recours ou l’annulation d’une décision administrative. Dans certains cas, l’agent ou l’usager obtient non seulement l’annulation de l’acte, mais aussi des dommages-intérêts pour le préjudice subi.
Les juges examinent d’abord la clarté de la note de service : la mention des jours ouvrés est-elle explicite ? Le point de départ du délai est-il clairement indiqué ? Les périodes de fermeture ont-elles été prises en compte ? Lorsque la rédaction est approximative, le doute profite souvent au justiciable. À l’inverse, une note précise, datée, signée et largement diffusée renforce considérablement la position de l’administration en cas de contestation.
Harmonisation européenne et perspectives d’évolution réglementaire
Au niveau européen, la plupart des textes de droit dérivé (directives, règlements) continuent de raisonner en jours calendaires ou en « jours » tout court, laissant aux États membres le soin de préciser les modalités de calcul. Cependant, la jurisprudence de la Cour de justice de l’Union européenne sur les congés payés et le droit au recours effectif incite les États à adopter des délais plus protecteurs, ce qui milite, en pratique, pour l’usage de jours ouvrés dans les procédures internes les plus sensibles.
On peut raisonnablement anticiper, dans les prochaines années, une tendance à la consolidation des définitions de jours ouvrés au sein des différentes fonctions publiques et des organismes parapublics. Des guides ministériels, voire des circulaires interministérielles, pourraient venir unifier les pratiques et limiter les divergences entre administrations. En attendant, chaque employeur public ou parapublic a intérêt à sécuriser ses propres notes de service sur le passage en jours ouvrés, car c’est là que se joue, très concrètement, la fiabilité de ses procédures et la confiance de ses agents.