La signature de documents word en ligne : quels avantages ?

En juillet 2014, le Parlement européen et le Conseil de l’Union européenne ont adopté le règlement eIDAS instaurant un cadre strict et sécurisé en matière d’identification et de services électroniques. Dès lors, le procédé de signature électronique pouvait se déployer.

La signature électronique : une valeur légale

L’ère numérique a ouvert la voie à la dématérialisation des documents. Dans ce cadre, la signature électronique devient le pivot à l’échange de documents contractuels. Le procédé de signature électronique permet en effet au signataire d’apposer sa signature sur un document électronique (un contrat, un paiement, une facture, un avenant, etc) envoyé de manière sécurisé. La signature électronique word a la même valeur juridique que la signature manuscrite, à condition d’utiliser un procédé d’identification fiable. Pour réaliser une signature électronique, il est en effet nécessaire de s’inscrire dans un cadre légal, en respectant les étapes indispensables.

Un cadre légal à respecter

Pour avoir la même valeur qu’une signature manuscrite, il est indispensable pour les deux parties (le signataire et l’expéditeur du document), de détenir un certificat électronique authentifiant son identité numérique. Cette dernière est fournie par un tiers de confiance certifié par l’agence nationale de la sécurité des systèmes d’information. La signature devient alors irrévocable, il devient impossible de la contester. Cependant, les documents signés doivent être archivés dans un coffre-fort électronique pour une durée minimale de 10 ans. Toutes sortes de documents peuvent bénéficier d’une signature électronique à l’instar des factures, des bulletins de paie, des emails, des contrats commerciaux, des contrats fournisseurs, des courriers, des notes internes, des messages de validation, des documents RH, des devis, des factures, des bons de commande, etc. De même, différents formats sont acceptés : Word, PDF, XML, JPEG, etc. Cependant, selon le contexte, une signature de différents formats devra être choisie : pavé de signature, sceau du tiers de confiance…  

Quels sont les avantages de la signature électronique en ligne ?

La signature électronique word permet de gagner du temps puisque malgré la distance séparant physiquement les deux parties, la signature se déroule en l’espace de quelques clics. Il n’est donc plus nécessaire de se déplacerou d’imprimer le document avant de l’envoyer par voie postale et d’attendre de le recevoir puis de le renvoyer après l’avoir signé. Tout se passe désormais entièrement en ligneet ne nécessite aucun échange de papier. La signature électronique permet donc d’accélérer les échanges. En outre, la signature électronique est une option incontournable pour sécuriser les échanges puisque les documents sont conservés dans un coffre-fort numérique. La fiabilité du logiciel utilisé, qui doit être nécessairement certifié par l’agence nationale de la sécurité des systèmes d’information, permet d’assurer la sécurisation des documents échangés, rendus infalsifiables, inaltérables, et irrévocables. Enfin, la signature électronique de documents s’inscrit dans une démarche respectueuse de l’environnement dans la mesure où aucune émission de documents papier n’est nécessaire pour la signature ou l’archivage. A grande échelle, la dématérialisation des documents, accélérée par la généralisation de la signature électronique devrait faire économiser aux entreprises des millions d’euros en impressions papier, un atout qui ne devrait pas laisser les entreprises indifférentes.